Informationspflichten zur Datenverarbeitung im Rahmen des Bewerbungsverfahrens

Informationspflichten bei der Erhebung personenbezogener Daten von Bewerbern (Art. 13, Art. 14 DSGVO)

I. Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und wer ist Datenschutzbeauftragter?

Verantwortlicher für die Datenverarbeitung ist die

VWG Vertriebs- und Werbegesellschaft mbH & Co. KG
Westenhellweg 86-88
44137 Dortmund

Tel.: 0231/56559911
E-Mail: [email protected]

ist der Verantwortliche im Sinne der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und anderer nationaler Datenschutzgesetze.

Unsere Datenschutzbeauftragte der AGOR AG erreichen Sie unter: [email protected] oder unter Tel.: +49 (0) 69 - 9494 32 410. Die Kontaktdaten sind darüber hinaus im Internet unter www.agor-ag.com verfügbar.

II. Welche Datenkategorien nutzen wir und woher stammen diese?

Zu den verarbeiteten Kategorien personenbezogener Daten gehören insbesondere

Ihre Stammdaten (z.B. Vorname, Nachname, Namenszusätze, Staatsangehörigkeit, Geburtsdatum),
Kontaktdaten (z.B. Ihre private Anschrift, E-Mail-Adresse, (Mobil-)Telefonnummer),
Ihr beruflicher Lebenslauf, Ausbildung, Schulbildung
Online-Daten (z.B. Nutzername, Passwort, IP-Adresse bei Onlinebewerbungen)
Sonstige Qualifikationen (z.B. Führerschein)
Sofern angegeben sonstige freiwillige Angaben: Religionszugehörigkeit, Staatsangehörigkeit, Foto, etc.
Sonstiges: (z.B. Familienstand, Familienmittglieder, Arbeitserlaubnis, Aufenthaltstitel, Mobilität (u. a. Auto, Fahrrad) etc.)

Ihre personenbezogenen Daten werden in aller Regel direkt bei Ihnen im Rahmen des Bewerbungsprozesses erhoben. In bestimmten Konstellationen werden aufgrund gesetzlicher Vorschriften Ihre personenbezogenen Daten auch bei anderen Stellen (insbesondere Behörden) erhoben. Daneben können wir Daten von Dritten (z. B. Stellenvermittlung) erhalten haben.

III. Für welche Zwecke und auf welcher Rechtsgrundlage werden Daten verarbeitet?

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten unter Beachtung der Bestimmungen der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) sowie aller weiteren maßgeblichen Gesetze (z.B. BetrVG, ArbZG, etc.). In erster Linie dient die Datenerhebung und -verarbeitung der Abwicklung des Bewerbungsverfahrens. Die vorrangige Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b, Art. 88 DSGVO, i. V. m. § 26 Abs. 1 BDSG.

Soweit erforderlich verarbeiten wir Ihre Daten zudem auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S.1 lit. f DSGVO, um berechtigte Interessen von uns oder von Dritten (z. B. Behörden) zu wahren. Dies gilt insbesondere bei der Aufklärung von Straftaten (Rechtsgrundlage § 26 Abs. 1 S. 2 BDSG) oder im Konzern zu Zwecken der Konzernsteuerung, der internen Kommunikation und sonstiger Verwaltungszwecke, sowie zu statistischen Zwecken.

Die gruppenweite Verarbeitung von personenbezogenen Daten der Bewerber*innen ist zudem aus Kostenspargründen, zur Vereinfachung und Beschleunigung interner Prozesse, zur Vermeidung von Fehlern und im Sinne der Datensparsamkeit und Datenminimierung notwendig.

Soweit erforderlich holen wir Ihre jederzeit für die Zukunft widerrufbare Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO zur Verarbeitung Ihrer Daten in folgenden Fällen ein: Übertragungen innerhalb des Konzerns.

Sollten wir Ihre personenbezogenen Daten für einen oben nicht genannten Zweck verarbeiten wollen, werden wir Sie zuvor darüber informieren.

IV. Wer erhält Ihre Daten?

Innerhalb unseres Unternehmens erhalten nur die Personen und Stellen (z. B. Personalabteilung, Betriebsrat, Schwerbehindertenvertretung, Abteilungsleiter) Ihre personenbezogenen Daten, die für die Abwicklung des Bewerbungsverfahrens zuständig und Entscheidungsträger über den Bewerbungsausgang sind.

Innerhalb unserer Unternehmensgruppe werden Ihre Daten an bestimmte Unternehmen übermittelt, wenn diese Datenverarbeitungsaufgaben für die in der Gruppe verbundenen Unternehmen zentral wahrnehmen (z. B. Bewerbungsmanagement).

Daneben bedienen wir uns zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten zum Teil unterschiedlicher Dienstleister. Eine Auflistung der von uns eingesetzten Auftragnehmer und Dienstleister, zu denen nicht nur vorübergehende Geschäftsbeziehungen bestehen, können Sie der Übersicht entnehmen.

Darüber hinaus können wir Ihre personenbezogenen Daten an weitere Empfänger außerhalb des Unternehmens übermitteln, soweit dies zur Erfüllung der vertraglichen und gesetzlichen Pflichten als Arbeitgeber erforderlich ist. Dies können z. B. sein:

Behörden (z. B. Ausländerbehörde, Bundesagentur für Arbeit, Gerichte)
Bank des Bewerbers für den Fall, dass z.B. Reisekosten erstattet werden
Rechtsanwälte

Das Bewerberportal wird von der Lensing Logistik GmbH & Co. KG, Westenhellweg 86-88, 44137 Dortmund zentral für alle unten aufgeführten Gesellschaften eingesetzt.

Nutzer des Online-Bewerbermanagementsystems sind folgende Gesellschaften:

Brief und mehr GmbH & Co. KG
Briefservice Münster GmbH & Co. KG
LWP Münsterland GmbH & Co. KG
LWP Ostruhr GmbH & Co. KG
LWP Vest GmbH & Co. KG
PVG Pressevertriebsgesellschaft Vest mbH
VGU Pressevertriebsgesellschaft Unna mbHVest-Logistik GmbH & Co. KG
VWG Vertriebs- und Werbegesellschaft mbH & Co. KG

Ihre Bewerberdaten werden nach Eingang Ihrer Bewerbung von der Personalabteilung gesichtet. Neben der Gesellschaft, bei der Sie sich beworben haben, hat auch die zentrale Personalabteilung von Lensing Logistik Zugriff auf Ihre Daten.

Geeignete Bewerbungen werden von der Personalabteilung der entsprechenden Gesellschaft bearbeitet und zur fachlichen Beurteilung an die Abteilungsverantwortlichen für die jeweils offene Position weitergeleitet. Anschließend erfolgt eine Fachbeurteilung, nach der die Personalabteilung dann den weiteren Ablauf vornimmt. Im Unternehmen haben grundsätzlich nur die Personen Zugriff auf Ihre Daten, die dies für den ordnungsgemäßen Ablauf unseres Bewerbungsverfahrens benötigen.

Wir nutzen für unser Bewerbermanagement die Software Personio, bereitgestellt von der Personio GmbH, Seidlstraße 3, 80335 München, um Ihre Bewerbungen effizient und datenschutzkonform zu bearbeiten. Diese Daten werden ausschließlich zum Zweck der Abwicklung des Bewerbungsverfahrens erhoben und verarbeitet. Ihre Bewerbungsdaten werden per TLS-Verschlüsselung übertragen und in einer Datenbank gespeichert. Personio agiert hierbei als unser Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO. Ein entsprechender Auftragsverarbeitungsvertrag liegt vor. Die Speicherung erfolgt auf ISO-zertifizierten Servern in Deutschland. Weitere Informationen zum Datenschutz bei Personio erhalten Sie hier: https://www.personio.de/datenschutzerklaerung/

V. Welche Rechte können Sie als Betroffener geltend machen?

Der Betroffene hat das Recht auf Auskunft seitens des Verantwortlichen über die ihn betreffenden personenbezogenen Daten sowie auf Berichtigung, Löschung, auf Einschränkung der Verarbeitung, ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung sowie ein Recht auf Datenübertragbarkeit.

Hat der Betroffene eine Einwilligung zur weitergehenden Datennutzung erteilt, hat er das Recht, seine Einwilligung jederzeit ohne Angabe von Gründen zu widerrufen.

Die vorgenannten Rechte können geltend gemacht werden unter: Lensing Logistik GmbH & Co. KG, Westenhellweg 86-88, 44137 Dortmund, 0231 5655 9911, r[email protected]

Ungeachtet der vorgenannten Rechte hat der Betroffene auch die Möglichkeit, sich an die jeweils zuständige Aufsichtsbehörde zu wenden, wenn er der Auffassung ist, dass die Verarbeitung der ihn betreffenden Daten gegen die DSGVO verstößt.

VI. Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?

Unternehmen und Arbeitgeber in Deutschland unterliegen zahlreichen gesetzlichen Aufbewahrungspflichten, insbesondere aus der Abgabenordnung (AO) und dem Handelsgesetzbuch (HGB). Unabhängig davon gilt im Arbeitsverhältnis eine allgemeine Speicherfrist von drei Jahren nach § 195 BGB.

Schließen wir einen Anstellungsvertrag mit einem Bewerber, werden die übermittelten Daten zum Zwecke der Abwicklung des Beschäftigungsverhältnisses unter Beachtung der gesetzlichen Vorschriften gespeichert.

Wird kein Anstellungsvertrag mit dem Bewerber geschlossen, so werden die Bewerbungsunterlagen spätestens sechs Monate nach Bekanntgabe der Absageentscheidung gelöscht, sofern einer Löschung keine sonstigen berechtigten Interessen des für die Verarbeitung Verantwortlichen entgegenstehen. Sonstiges berechtigtes Interesse in diesem Sinne ist beispielsweise eine Beweispflicht in einem Verfahren nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG).

VII. Werden Ihre Daten in ein Drittland übermittelt?

Eine Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten in die USA (bei Nutzung von Microsoft) kann nicht ausgeschlossen werden. Weiterhin werden vereinzelte personenbezogene Daten durch die Nutzung von Microsoft in den USA verarbeitet. Im Rahmen des sogenannten „Data Privacy Framework” (DPF) hat die EU-Kommission das Datenschutzniveau ebenfalls für bestimmte Unternehmen aus den USA im Rahmen der Angemessenheitsbeschlusses vom 10.07.2023 als sicher anerkannt. Die Liste der zertifizierten Unternehmen als auch weitere Informationen zu dem DPF können Sie der Webseite des Handelsministeriums der USA unter https://www.dataprivacyframework.gov/s/participant-search (in Englisch) entnehmen.

VIII. Sind Sie verpflichtet, Ihre Daten bereitzustellen?

Im Rahmen des Bewerbungsverfahrens müssen Sie diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Entscheidung über die Begründung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich sind oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind. Ohne diese Daten werden wir nicht in der Lage sein, das Bewerbungsverfahren mit Ihnen durchzuführen.

IX. Inwieweit finden automatisierte Einzelfallentscheidungen oder Maßnahmen zum Profiling statt?

Es findet keine automatisierte Einzelfallentscheidungen oder Maßnahmen zum Profiling statt.

X. Besteht eine gemeinsame Verantwortlichkeit für die Verarbeitung der oben genannten Daten?

Wir möchten Sie darauf hinweisen, dass wir im Rahmen der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Bewerbermanagement für bestimmte Verarbeitungsvorgänge gemeinsam mit einem oder mehreren Partnern für die Verarbeitung verantwortlich sind (sog. Gemeinsame Verantwortlichkeit / Joint Controllership).

Um die Sicherheit Ihrer Daten zu gewährleisten, erfolgt eine solche Verarbeitung ausschließlich auf Basis einer Vereinbarung gemäß Art. 26 Abs. 1 DSGVO. Somit werden die jeweiligen Verantwortlichkeiten für die Erfüllung der Verpflichtungen gemäß der DSGVO hinsichtlich der gemeinsamen Verarbeitung festgelegt.

Die gemeinsame Verantwortlichkeit umfasst folgende Verarbeitungstätigkeiten:

Übermittlung Ihrer Daten an unsere Partner
Gemeinsames Bewerbermanagement

Bitte beachten für weitere Informationen (insb. zu den jeweils verarbeiteten personenbezogenen Daten oder der Rechtsgrundlage) die einzelnen Abschnitte zu den Verarbeitungsvorgängen in diesen Datenschutzhinweisen.

Für die oben bezeichneten Prozesse besteht eine gemeinsame Verantwortlichkeit mit den unter Ziffer IV. genannten Parteien.

Betroffenenanfragen, die bei uns eingehen und die gemeinsame Verarbeitung betreffen, werden, sofern Sie einen Partner betreffen an diesen weitergeleitet. Dessen ungeachtet können Sie die Ihnen nach der DSGVO zustehenden Rechte als betroffene Person sowohl bei uns als auch bei jedem anderen Verantwortlichen geltend machen. Weitere Informationen zu den Ihnen zustehenden Rechten finden Sie unter Ziff. V in diesem Dokument.